报告期内 ERP 系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法,相关内部控制是否有效,成本确认是否准确、完整

发布时间:

2023-05-31

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申请文件显示:
报告期内,发行人具体产品类型较多且生产阶段主要采用手工记账和电子记录的方式,直到 2021 年 9 月才上线 ERP 系统。
请发行人:
详细说明报告期内 ERP 系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法,并分析相关内部控制是否有效,成本确认是否准确、完整。
 

问询回复

(一) ERP 系统上线的背景

1、报告期公司一直在使用成熟的财务系统,并非手工记账

公司自 2006 年开始使用金蝶 K3 财务软件,具体功能包括财务会计模块和供应链模块,其中供应链模块于 2012 年上线。财务会计模块包括总账、报表、固定资产管理、应收款管理、应付款管理等功能,供应链模块包括销售管理、成品库仓存管理等功能。

报告期发行人生产车间的库房(包括齐套库、器件库、七专库等) 和原材料库采用存货收发存明细表记录存货收发情况,生产环节数据与财务软件无法自动匹配。除此之外,其他均通过金蝶 K3 财务软件核算,并非一直以手工记账方式进行财务核算。

2、改善运营管理,上线 ERP 系统

为了进一步改善运营管理,提高管理效率,公司 2018 年通过公开招投标方式选择了南京国睿信维软件有限公司作为智能制造基础建设工程供应商,智能制造基础建设工程包括 IT 安全运行环境建设、 OA 系统建设、 PDM 系统建设、 ERP系统建设、 MES 系统建设、 HR 系统建设、 BI 系统建设,其中选用的 ERP 系统是金蝶云星空软件。

ERP 系统是对原有金蝶 K3 财务软件的升级替换产品,覆盖了客户管理、生产管理、供应商管理、财务管理等多个重要业务流程,是实现业财一体化的重要系统,也是与其它系统集成的重要枢纽。

目前公司记账方式为金蝶 K3 财务系统和 ERP 系统同时运行, ERP 系统数据经业务部门与财务部门验证分析, ERP 系统总体运行状态良好,已基本符合公司现有业务要求,但目前运行时间较短,且部分细节还需要结合发行人业务特点进行磨合,进一步验证完善后全面替代原金蝶 K3 财务系统。

(二) 报告期 ERP 系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法未发生变化

公司生产主要流程为:公司采购金属材料、非金属材料、线材、化工材料等原材料,通过机械加工及表面处理,加工成为零件(以下简称“半成品”),通过装配或组装成为产成品。

公司特种连接器事业部、军用连接器事业部、器件制造事业部、子公司华达通讯主要生产射频同轴连接器;线缆与组件事业部、子公司华达通讯主要生产射频同轴电缆组件;公司微矩形连接器事业部、子公司华达电气、华达线缆主要生产低频连接器;子公司华达工模具主要生产低频连接器;子公司创联电镀主要提供电镀劳务(以上事业部及子公司,以下统称“生产部门”)。由于各类产品归属于不同的生产部门,因此各类产品的成本费用按照不同的生产部门独立归集核算,能够准确核算各类产品的成本费用。

报告期 ERP 系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法未发生变化,报告期公司成本费用核算的方式和归集方法如下:

1、半成品

发行人的半成品生产成本主要为直接材料、直接人工、制造费用。成本费用归集分配的流程如下:

(1)直接材料
①生产部门根据当月生产计划计算原材料领用种类和领用量,确定当月的材料领用计划。按照领用计划制作原材料领用单领取原材料。
②生产部门统计员每月根据半成品入库单编制工时报表报送财务部门,工时报表为生产部门完工半成品信息汇总表。半成品工时报表包括:名称、图号、完工数量、 千件产品定额工时、生产工时等。
③财务部根据当月收到生产部门报送的工时报表、采购部门报送的材料领用单和材料收发存台账后,将生产领用原材料金额与材料收发存台账当月原材料出库金额进行核对,以原材料领用单上标识的半成品图号归集当月直接材料成本。
(2)直接人工

直接人工为生产人员工资。直接人工全部分配至当月完工的半成品成本中。月末,各生产部门根据当月工时报表,以完工各类型半成品工时占全部工时的比重进行分配。
(3)制造费用

制造费用主要为生产部门管理人员工资、折旧费、水电费等。折旧费为生产部门机器设备折旧费,由财务系统固定资产模块按生产部门自动计算;水电费以技术部与物业公司确认的结算单使用量为准,按各生产部门归集,各生产部门当月水电费为结算量*单价。

制造费用全部分配至当月完工的半成品成本中。月末,各生产部门根据当月工时报表,以完工各类型半成品工时占全部工时的比重进行分配。
(4)半成品成本的计算

财务部门每月末会根据上述流程, 半成品入库时直接材料按半成品图号归集;直接人工、制造费用按工时在完工半成品中进行分摊。

半成品出库成本按当月期初库存和当月入库计算月末加权单位成本,乘以出
库数量计算。

2、产成品

发行人的产成品生产成本主要为直接材料、直接人工、制造费用,成本费用归集分配的流程如下:
(1)直接材料

产成品的直接材料主要为半成品、产成品、原材料等。

生产部门根据当月生产计划计算半成品、产成品、原材料等领用种类和领用量,确定当月的材料领用计划。按照领用计划制作半成品/产成品/原材料领用单领取。

库管员根据半成品/产成品领用单登记库房明细账中,并将库房半成品/产成品发出填入当月半成品/产成品收发汇总表中。

生产部门统计员每月编制工时报表报送财务部门,工时报表为生产部门完工产成品信息汇总表。产成品工时报表包括:规格型号、入库编号、完工数量、 千件产品定额工时、生产工时等。

财务部根据各生产部门当月工时报表、齐套关系、半成品/产成品当月收发汇总表,按半成品/产成品/原材料领用单计算当月完工产成品直接材料成本。

(2)直接人工

直接人工为生产人员工资。

直接人工全部分配至当月完工的产成品成本中。月末,各生产部门根据当月工时报表,各类型产成品工时占全部生产工时比重进行分配。

(3)制造费用

制造费用主要为生产部门管理人员工资、折旧费、水电费等。

制造费用全部分配至当月完工的产成品成本中。月末,各生产部门根据当月工时报表,各类型产成品工时占全部生产工时比重进行分配。

(4)销售成本确认

财务部门每月末会根据上述流程, 产成品入库时直接材料按产品型号归集;直接人工、制造费用按工时在完工产品中进行分摊。

产成品销售成本按当月期初库存和当月入库产品计算月末加权单位成本,乘以销售数量计算。

(三) 报告期 ERP 系统上线前后内部控制有效,成本确认准确完整

ERP 系统上线前后成本核算的各个控制节点的控制流程及单据未发生变化,内部控制均是有效的。各个流程内部控制流程及单据情况如下:

1、原材料领用
(1) ERP 上线前:生产部门人员填制物资领用单,经领料部门领导、物资供应部计划员及库管员签字批准后到库房领取材料,物资供应部库管员根据领用单内容进行材料发放。物资领用单信息包括原材料名称、单位、数量、生产半成品图号及领用部门。根据物资领用单登记库房材料账,月末对当月材料收发进行汇总编制物资台账。
(2) ERP 上线后:纸质单据流程同上线前保持一致, ERP 同步将生产部门生产领用的原材料记录在材料领用模块,领用金额通过系统加权平均核算。
2、半成品入库
(1) ERP 上线前:完工的半成品由齐套库、器件库、七专库等库房(以下统称“半成品库”)进行管理。
①不需电镀的非金属半成品生产完成,经检验员检验合格后,生产部门生产工人填制半成品入库单,经生产部门领导签字批准后, 送至上述库房,库管员核对半成品规格型号、 送交数量与合格证一致后,库管员签字确认并办理半成品入库手续。
②需要电镀的半成品生产完后,由生产部门人员交给电镀计划员送去电镀,半成品完成电镀后由检验员进行验收,对验收合格后的半成品由电镀计划员按上述流程办理半成品入库手续。
半成品入库单信息包括零件图号、零件名称、零件数量及生产部门等信息。库管员根据入库单登记库房明细账入库信息,月末汇总编制半成品收发存。

( 2) ERP 上线后:纸质单据和 ERP 单据同步进行,纸质单据流程依旧按照线下入库流程办理, ERP 同步将外购半成品和自制半成品在生产模块管理;外购半成品金额按采购金额核算,自制半成品金额按归集的直接材料、直接人工和制造费用核算。
3、半成品出库
( 1) ERP 上线前:各生产部门生产人员根据当月产成品生产计划填制半成品领用单,领用人签完字后经领用部门领导、库管员签字批准后,库管员依据半成品领用单发放半成品,领用部门核对无误后领取。库管员根据半成品领用单登记库房半成品明细账。
( 2) ERP 上线后:纸质单据和 ERP 单据同步进行,纸质单据流程依旧按照线下出库流程办理, ERP 同步将各事业部需要领用的半成品从直接调拨单模块出库, 半成品领用金额通过系统加权平均核算。
4、产成品入库
( 1) ERP 上线前:生产部门产成品装配完成经检验员检验合格后,生产人员将经生产部门领导签字确认的产成品入库单及成品合格证交付成品库库管员办理入库手续,库管员核对产成品规格型号、 交付数量、入库单填写数量、 合格证数量一致后,签字确认并办理产品入库。同时生产部门人员在金蝶 K3 财务软件中的供应链模块中录入产品入库信息,库管员核对实物后在金蝶 K3 财务软件中的供应链模块中进行审核,系统自动生成产成品收发存明细。
( 2) ERP 上线后:事业部办理成品库入库时,纸质单据和 ERP 单据同步进行, ERP 同步通过组装拆卸单和直接调拨单模块办理,入库金额按归集的直接材料、直接人工和制造费用核算。
5、产成品出库
( 1) ERP 上线前:销售部根据销售订单,打印纸质的产成品发货单, 经销售部领导审核确认,交财务部对发货单进行审核并加盖财务章后, 库管员核对发货单上产品的规格型号、数量、合同号、批次、订单需求是否相符, 确认相符后,从库房办理提货手续,同步在金蝶财务软件中的供应链模块中办理出库。库房检验人员复核发货单信息与提取货物信息无误后, 经库管员审核批准, 发货员按照 用户的收货单位、收货人、收货人电话将产品发出。
(2) ERP 上线后:出库纸质单据和 ERP 单据同步进行,纸质单据流程依旧按照线下出库流程办理, ERP 同步出库操作,通过直接出库单模块进行记录。产成品出库金额通过系统加权平均核算。
6、库房盘点管理制度
发行人每年对存货进行全面盘点。结账后公司统一安排原材料库、半成品库和成品库进行盘点,财务部门人员进行监盘,检查实物数量与盘点表数量是否一致,摆放是否整齐,是否有损坏等。若存在实物与盘点表数量不一致情况,须查明原因,报上级领导和相关部门,经批准后账面做盘盈盘亏处理。

公司各业务部门的单据录入,目前是纸质单据和 ERP 系统同步进行,纸质单据签字齐全后,需同时操作 ERP 出入库手续。各业务部门将所有出入库单据录入完整无误后,财务部进行期末关账,关账后本期单据数据将不再发生变化,直接人工和制造费用的金额分摊至入半成品库、成品库的入库清单后,按成本调整单模板导入系统进行核算,然后根据业务需要过滤相关出入库单据,系统生成相关凭证。

综上所述,公司 ERP 系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法未发生变化。公司为了进一步改善运营管理,提高管理效率,上线 ERP 系统。发行人会计核算和会计基础工作已具备规范性,公司的各相关制度执行情况良好,公司成本核算及其他申报财务数据准确,能够保证成本确认准确、完整。

 

注:本案例为华达股份创业板IPO项目