在数字化转型中,信息系统“好用”的标准是什么?

发布时间:

2023-11-10

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对一个具体的信息系统的使用效果开展评价,需要从业务、数据和IT三个层面开展:

 
从业务角度看信息系统

在企业业务数字化后,业务活动步骤化、步骤环节要素化、要素数据规格化。业务活动不同步骤间的流转规则以要素和数据配置的方式写入了信息系统,步骤间流转通过信息系统自动化实现。步骤环节内部的子活动如会议、评审、质检的规则以要素方式呈现在业务表单上,落实在业务数据中。因此从业务角度看,信息系统是企业业务活动的承载平台,其本质是业务活动规则的具象化。使用信息系统办事的实质是按照业务规则办事。

信息系统是业务活动规则的具象化

 

在信息系统的规划选型、建设和运行维护过程中,需要保证信息系统的运行规则、业务表单和数据管理始终符合业务需要。

需要注意的是,信息系统与业务相关的建设和管理权限要与业务管理权限相一致,否则会造成业务与系统失衡。比如在很多大企业为了加强信息化顶层规划和消除信息烟囱,倾向于由企业总部统一规划和建设全集团使用的信息系统,在企业总部和子公司建设使用同一套信息系统,系统的规划、设计、建设和管理由企业总部负责,而又推广给各子公司使用。这时候总部与子公司在业务职权上的划分,就要在信息系统与业务相关的建设和管理权限上充分体现。否则业务权限在子公司,信息系统的业务管理权限又在总部,必然会在后续的运行过程中出现系统规则与子公司业务需求不一致的现象,并导致业务部门、IT部门之间、子公司与总部相关部门之间的纠纷。

 

从数据角度看信息系统

在业务数字化以单项业务活动为单位,以业务价值目标为导向,结合相关约束条件和业务活动间的协同关系,依次开展“业务活动步骤化”、“步骤环节要素化”、“要素数据规格化”的过程中,将数据治理要求、数据指标管理、数据标准和数据质量管理、数据安全管理落实在业务数字化全过程中,最终通过信息系统将数据管理的各项要求落实。因此从数据角度看,信息系统本质上是数据管理规则的具象化,是数据管理、数据安全和数据共享与应用的平台,是数据的记录途径和使用途径。

信息系统是数据管理规则的具象化

 

在信息系统的规划选型、建设和运行维护过程中,需要保证信息系统的运行规则、业务表单和数据管理始终符合数据治理需要。

需要注意的是,信息系统涉及产生、处理、传递业务数据的相应功能模块管理权限要与数据管理权限相一致(也是与业务管理权限一致)。有两方面含义,一是相应业务数据的管理部门需要对信息系统中涉及产生、存储、处理、传递数据功能变化有关的设计、建设和运维变更具有管理权限;二是相应业务数据的管理部门需要对信息系统使用人的数据获取和处理权限进行管理和授权,这是落实数据安全的必要条件。

 

从IT角度看信息系统

在企业的日常运行过程中,要一体融合业务数字化运营和信息系统运维。企业在完成信息系统建设后,需要依托信息系统中的业务运行数据,以定期评估和触发评估相结合的方式评估业务架构对于企业发展战略和规划的适应性,并适时调整业务架构。根据调整情况,企业需要一方面对业务“数字化”过程进行审查和更新;另一方面针对性地调整数据架构、应用架构和技术架构,并通过信息系统运维来落实。因此从IT角度看,信息系统本质上是数字化运营的具象化,是企业数字化运营的数据来源和工具平台。

在信息系统的规划选型、建设和运行维护过程中,需要保证信息系统的运行规则、业务表单和数据管理始终符合数字化运营需要。

具体的说,信息系统需要具备系统改造升级的技术和经济可行性,流程、要素、表单的配置便利性,角色授权的灵活性、规范性,IT架构对业务架构和数据架构扩展变化的支撑性、开放性,以及信息系统的整体信息安全性。需要注意的是,从IT角度看,信息系统体现的是企业数字化运营价值而非IT技术价值。

 

总结

以上可以看出,一个“好用”的信息系统,需要在系统运行规则、业务表单和数据管理上始终符合业务、数据治理和数字化运营需要,体现业务价值、数据价值和运营价值。