如何搭建合规的采购流程?

发布时间:

2024-03-14

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作为采购管理者,首先要学习如何搭建合规的采购流程。
常规的采购流程包含预算、请购、询价、比价、订单或合同、验收、入库、发票和付款等9个步骤。
最基本的合规控制原则是“四分开原则”,即申请采购、下发订单、验收入库和付款由4个不同的人来执行,避免个人权力过大、弄虚作假。
下面按照从预算到付款的次序,介绍9个步骤的合规管理。
 

 1 

预算

 

预算是财务部门制作资金计划的依据,是销售部门制作报价单的依据。
采购的使命是把采购价格控制在预算范围以内。
公司预算的来源有下列3种。
●采购申报。其优点是快速准确,其缺点是采购降本的动力不足。
●使用部门申报。其优点是不让采购既做预算又控制价格,其缺点是预算天上一脚、地上一脚,非常不准确。
●将上一年的采购价格削减作为本年的预算。其优点是能给采购压力,可以快速降本;其缺点是公司缺乏增值理念,过度依赖低成本竞争,可能导致采购人员大量流失。

 

 2 

请购

 

请购是采购对使用部门输入的控制点。

请购可以分为计划内预算内请购、计划内预算外请购和计划外请购。

从内控的角度来看,既在计划内又在预算内的请购是最符合管理要求的,这时要考虑简化审批流程。

对于在计划内但是超预算的请购,使用部门和采购部门要一起分析超预算的原因,形成报告并提交上级领导审批,通知财务修改预算。

对于计划之外的请购,使用部门要向主管领导解释原因,重新申请预算,经过审批后执行。

 

 3 

询价

 

询价环节是违规的重灾区。

一家公司如果没有非常完善的询价工具和监控机制,就会发生3种典型的违规:

●采购一人控制整个询价环节,将目标价格泄露给某家供应商,失去公平性;

●公司内部人员在询价期间打听各供应商报价情况,之后给某家供应商通风报信;

●供应商相互串标,哄抬价格。

最好的控制办法是把询价的主导权全部交给采购,并要求公司其他人员不得参与招标。这样做一方面可以给采购充分的信任;另一方面如果出了问题,责任都是采购的,便于追究。

 

 4 

比价

 

比价是内控的重点。
在完成询价之后,采购要填写比价表,体现中标价格低于预算的比例。审批者要知道比价表的两个要点。
●中标价格低于或高于预算的比例和原因。一般在10%以内还算合理,如果过低或者过高,就要考虑预算是否有误或者采购价格是否不合理。
●订单金额越大,参与比价的供应商数量应越多。例如,企业可以规定5万元以上的订单要有至少3家供应商比价;1万元到5万元的订单至少要有2家供应商比价。
 

 5 

订单或合同

 

订单或合同是采购活动的法律控制点。
对于签署长期供货协议的供应商,采购只需要下订单;对于没有签过合同的采购任务,采购首先要跟供应商拟定合同,签字盖章生效后再执行合同。
这会涉及下列3个控制点:
①合同和订单的模板。在有法务的公司,采购要让律师提供所有合同和订单的模板。在没有法务的公司,采购只能用其他公司的合同文本作为模板。
②分级审批。订单金额越大,供应商违约后公司承担的风险和损失也就越大,这就需要对不同级别的员工按照不同金额设置审批权,达到兼顾风险与效率的目的。
③有的公司会要求财务总监和运营总监参与审批金额较大的订单。
 

 6 

验收

 

验收是供应商完成订单的依据。
对于直材,验收是指来料检验;对于设备,验收是指功能和节拍检测;对于土建,验收是指外观和耐久性检查。
验收的控制点主要有两个。
①专职负责验收或者多部门联合验收。对于直材,质量工程师是专职负责来料检验的,一般不会有合规问题;对于间材,来料往往没有人检查,导致使用部门获得评价权,容易指定供应商。这就需要采购深入使用现场验证其反馈是否属实,以此控制合规性;对于设备,采购可以要求工艺部和生产部联合验收,双方都签字才能生效;对于土建,采购可以要求土建工程师、生产部和物流部一起验收签字,确保合规。
②验收时间要跟合同规定相符。有些使用部门并不知道供应商对验收时间的要求(例如,到货后1个月内甲方需完成验收,否则默认为验收合格),因此到货后采购要提醒使用部门尽快验收,如遇问题尽快反馈,否则一旦时间错过,公司就可能遭受损失。
 

 7 

入库

 

入库是采购与仓库的工作交接点。
直材和间材都需要入库,这个环节不需要采购亲自到场。
很多公司的做法是安排一名库管员同时完成系统和实物的入库操作,这造成了很大的违规风险,俗称“走空”。“走空”在很多公司都发生过。由于消耗品没有验收环节,供应商可以送来一批手套后又将其取走。库管员在系统中录入数据,第二天使用部门的领料员在系统中做手套领取的操作,财务没有办法验证。
针对这种问题,合规管理办法如下:
●实物入库和系统入库的操作分别由入库员和仓库主管负责。仓库必须每天做来料盘点,确保账物相符。
●废物留存,财务检查。例如,领料部门做领取300双手套的操作,之后说用完废弃了。财务可以要求领料部门必须保留废弃的300双手套,经过财务检查后才能凭旧手套领取新手套。
一进一出,两头控制,就能杜绝“走空”。
 

 8 

发票

 

采购要确保发票准确无误。
在一些国际化大公司,供应商的发票直接送到财务,而不是由采购收到发票后请款。这样做可以避免采购既控制价格又控制付款,因权力过大而产生违规问题。但是,一般的公司财务没有能力跟供应商对账,这就需要采购来收发票做请款。既然由采购来做,就需要注意下列3个控制点。
①发票内容要准确。如果等到付款日才发现发票有问题,供应商只能到税务局将发票作废再重新开具发票,这会耽误账期。
②发票提交要及时。有的采购忙起来就会忘记请款,导致发票过了6个月的有效期,供应商必然投诉。
③避免个别采购权力过大。按时付款率作为衡量采购业绩的重要指标,一定要落实到位,这关系到企业的信誉。
 

 9 

付款

 

付款是一个采购业务的终点。付款的操作和审批由财务和总经理负责,但采购要参与下列3件事情。

●采购需要知道是否会按时付款,以避免供应商因为付款出问题而涨价或停止供应。当公司的现金流不足时,采购需要协助财务与供应商协商延迟付款。

●在年底或年初,采购需要支持财务与供应商的对账工作。

●在价格变化和税率变化时,采购需要通知财务何时开始执行新价格以及从哪个订单开始执行。

最后,跟搭建合规的采购流程相关的知识还包括各种单据的模板设计、单据编号规则、物料编码规则、订单与合同的保管等。这部分知识比较烦琐,读者可以在网上寻找相关资料学习。

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