流程降本的5个方法

发布时间:

2024-05-27

分享到:


流程降本的5个方法是集中采购、电子化采购、VMI与寄售、自制与外协以及采购流程外包。

 1 集中采购及其实施方法

拥有多家工厂的集团公司一般同时存在集中采购、分散采购和混合采购这3种品类管理形式。在此仅对集中采购和分散采购的优缺点进行对比,并介绍集中采购的优点以及实施过程中应注意的问题。

(1)分散采购的优缺点如表1所示:

表1 分散采购的优缺点

(2)集中采购的优缺点如表2所示:

表2 集中采购的优缺点

可见,集中采购和分散采购各有利弊。相比于分散采购,集中采购更适用于集团统一采购以下4种品类的情形:

●大宗物资,如钢材、塑料粒子;

●低附加值的加工品,如机加工件;

●MRO中通用的子品类,如办公用品;

●通用的服务,如管理系统、保安、班车等。

集团实施集中采购有以下3种方案:

(1)统谈统签配送式

总部采购与供应商谈定合同条款,收集各分厂的需求,向供应商下发订单。供应商收到订单后,将货物交付给甲方的中转库,再由集团负责将货物调拨给各分厂,如图3所示。

图3 统谈统签配送式

(2)统谈统签直送式

它与统谈统签配送式的区别在于,供应商直接给各分厂送货,而不是通过中转仓库,因此更加便捷,如图4所示。

图4 统谈统签直送式

(3)统谈分签直送式

这是当下的主流做法,即由总部采购与供应商签署框架协议,规定价格、付款、交货期等条件,再由各分厂给供应商下发订单,供应商收到订单后安排送货。这种做法兼顾了总部的管理需求与分厂的供应需求,如图5所示。

图5 统谈分签直送式

需要注意的是,在实施集中采购之前,集团采购一定要跟分厂长沟通到位,以便获得足够的支持。

 2 电子化采购

随着互联网购物技术的发展,在欧美发达国家出现了针对MRO类物资采购的电子商店。电子商店通过购物网站帮助客户轻松找到自己需要的物品,从而节省了寻源时间。

实施电子商店采购的方法主要有以下两种:

(1)由一家提供MRO一站式服务的供应商自建电子商店(类似于京东企业购),再接入自己公司的ERP模块中。

这样一来,使用部门就可以在供应商的电子商店里挑选自己需要的物品。由于物品的规格、厂家和价格都很透明,采购可以在实施电子商店采购的同时简化审批,例如,单笔订单500元以下不需要采购审批。在使用部门选好物品后,由ERP系统自动生成电子订单并直接下发给供应商,这样就可以大大节省管理费用,做到总成本最低。

这种实施方法在欧美企业比较常见,因为它们对物品的单价没有国内企业那么敏感,也有可信赖的MRO一站式服务提供商可供选择。但是,目前国内企业往往通过第二种方法实施电子商店采购。

(2)由于对价格敏感而且MRO供应商的电子化办公系统不够先进,采购需要自建电子商店。

采购统计常用的物品,经比价后确定不同物品的价格和供应商。之后,采购在ERP系统中建立电子商店,上传物品照片,填写规格信息和价格,将供应商的电子邮箱接入自动订单系统。在使用部门下达物品订单后,由系统自动生成电子订单并将其发至供应商的电子邮箱。在这个过程中,由于MRO类供应商的水平参差不齐,有的供应商会经常忽略订单、忘记交货。因此,在实施电子商店采购的前期,采购需要不断检查订单并提醒供应商按时送货。

值得注意的是,电子化采购的本质是通过降低非关键物资管理费来降低总成本,而不是通过购买便宜货来降低品质。

 3 VMI与寄售

VMI是Vender Managed Inventory的缩写,即由供应商来管理甲方外购件的库存。当在库数量低于事先定义的补货点时,由供应商自行安排补货。

寄售(Consignment)是指供应商把外购件放到甲方的仓库里,由甲方代为保管,甲方领用后结算货款。例如,设备供应商把备件放在甲方仓库中,在设备出现故障时立即使用,然后进行结算。

很多采购认为VMI和寄售的意思是一样的,但其实两者有着本质上的差别。

(1)从物权的角度看。VMI的物权较为清晰,即每次供应商的货物送达甲方仓库后,物权转移到甲方,一般不会产生争议。寄售则容易出现物权问题,因为部件放置在甲方的仓库里,由甲方代为保管,只有甲方领用后才结账,这会造成账物不符的纠纷。例如,供应商明明送了10个部件到甲方仓库,甲方说只领用了2个,库存还剩5个,供应商怎么办?为了规避这个问题,甲乙双方只能每周或每月进行盘点和对账。

(2)从账期的角度看。在VMI的情况下,供应商将零部件交付到甲方仓库时开始计算账期;在寄售的情况下,零部件被甲方领用时开始计算账期。

(3)从库存的角度看。在VMI的情况下,库存是由甲方支付的,甲方在制定时会更加谨慎;在寄售的情况下,库存完全由供应商承担,甲方容易陷入“你奉献我快乐”的心态,例如,把原本的库存量200个调高到800个。

(4)从可行性的角度看。VMI的本质是将甲方和乙方的两个库存合并成一个,达到深度协同的目的。这对甲乙双方的供应链优化都有利,是双赢的局面,所以VMI的应用越来越普遍。

而寄售面临着甲方承担责任过少、权责不清晰、乙方账期没有保障等问题,是你输我赢的局面。目前,寄售多应用于非关键物料,如劳保用品和耗材。

当然,在现实工作中,VMI与寄售也不是完全独立的。例如,某专业做五金件及耗材看板的供应商将寄售与客户的VMI看板结合,在寄售库建立之初,每个物料各放两盒,等到一盒用光,立即补进一盒,并请求客户结算一盒的费用。

因此,到底是选择VMI还是选择寄售,采购要做到心里有数,最适合的才是最好的。

 4 自制与外协

一个新的零部件应该自制还是外协,采购需要在项目前期确定。决定一个零部件能否外协的因素主要有下列5个。

(1)是否为公司的核心零部件

换句话说,采购要思考如果由供应商来加工这个部件,将来供应商是否有可能成为自己公司的竞争对手,即“吃饱徒弟,饿死师傅”。

(2)工艺难度

一般来讲,外协的零部件都应该是杠杆型的。工艺复杂的部件很可能会超出供应商的工艺能力。在这种情况下最好自制,避免供应商做不出合格品,影响交付。

(3)成本

采购要思考供应商的价格跟自制成本比是否具有优势,做好成本分析,了解供应商的成本竞争力在哪里。

(4)产能

采购要思考供应商是否有足够的产能承接这个部件,自己公司的产能是否充足。如果自己公司的产能充足,在自制成本较低的前提下,还是优先考虑自制。

(5)供应商的合作意愿

一家公司一般是在产能饱和时大量外协,在产能富余时回收模具自制。这就需要供应商有很高的配合度,愿意把模具送回客户那里自制,待将来产能饱和时再次外协。

采购在面对自制还是外协的选择时要慎之又慎,切忌踩坑。例如,有一家公司的工艺部门发现一个新的部件设计很复杂,难以自制出合格品,又不愿得罪研发部,于是要求采购找供应商外协。供应商拿到模具后制作不出合格品,最后只能让采购和质量背锅。

 5 采购流程外包

下面介绍采购流程外包(Business Process Outsourcing,BPO)产生的原因、现在的形势和将来的发展趋势。

采购BPO最早是指从采购流程到付款流程的外包业务,包括供应商信息维护、物料信息维护、招标、下订单、收货、收发票、付款等流程。

由于国内二三线城市的薪资水平大概只有发达国家的三分之一,对于只需要操作系统的重复性工作,欧美企业将其外包给我国雇员可以节约很多人力成本。

早在20年前,全球很多大公司纷纷在大连、杭州、成都等地自建流程外包中心。还有一些公司直接把这部分业务外包给诸如简柏特、埃森哲、印孚瑟斯等专业从事外包服务的跨国公司,并且取得了满意的结果。

近几年,出于缓解业绩压力和简化管理的考虑,越来越多的欧美企业开始从简单的流程外包转向将自己公司的间接材料采购和服务采购业务整体外包。

间接材料采购和服务采购的特点是小而杂,不易管理。由于专业的外包公司往往使用Ariba等先进的ERP系统和招标方法,有能力把价格压得很低,而且不用顾及客户内部的某些个人与供应商之间的利益关系,因此外包公司往往能拿到客户意想不到的价格,深得客户认可。这也促使越来越多的欧美企业进一步外包自己的固定资产采购和直接原材料采购业务。

但就目前来看,外包公司由于缺乏精通某一直材或某一固定资产的人才,还无法承接复杂的固定资产采购和直材采购业务。

但从长远来看,人力成本或管理成本高昂的大企业将所有采购业务整体外包是一个大趋势。其带来的便利是,当采购业绩无法完成时,公司可以不用更换自己雇用的采购人员,而是通过更换外包公司来取得更好的业绩。

将采购流程外包的优点如图6所示:

图6 采购流程外包的优点

 
版权归原作者所有,如有侵权请联系删除。