​5个RPA实施的最佳实践——实现成功的超自动化之旅

发布时间:

2022-09-26

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以下是5个RPA实施的最佳实践,它们可以将您的组织从概念验证扩展到公司范围的超自动化,也能够有效的帮助您应对常规的挑战。

 

设定明确的目标

  • 将最终目标作为出发点

自动化的旅程是关于结果的,所以从一开始就有一个清晰的愿景,对成功发展RPA计划至关重要。

考虑一下这些关键问题:

  • 您想通过实施RPA达到什么目的?
  • 您需要什么工具和投资来达到这个目的?
  • 您的自动化路实现路线图更高层次的形态是什么样的?
 
现在,大多数企业急于解决问题,并不会停下来考虑实施RPA可以带来的长期好处。但是花时间确定自动化的关键业务驱动因素,以及它们如何与公司战略保持一致非常重要。无论最终的目标是节约资金、质量控制、增加收入,还是其他业务驱动因素,预先明确一个清晰的愿景都能帮您更好的聚焦RPA旅程,以及构建最有效的业务案例。
 
尽管在过程中有可能会进行路线调整,但明确您的最终目标有助于您为达到它而制定一个高级路线图。这样可以更容易地确定自动化优先级、高价值业务领域、最佳流程候选者以及支持成功的工具的正确组合。
 
建立CoE运营模式
  • 了解实现RPA愿景所需的长期运营模式和治理结构
一个优秀的RPA卓越中心(CoE)对可持续发展至关重要——负责设计、开发和维护您公司的流程机器人。以下是建立您的CoE运营模式的五个关键注意事项:
  • CoE应该提供什么样的服务框架?
最佳的服务框架是根据您的RPA愿景量身定做的,包含了自动化治理、创意生成、技能开发、流程评估和变革管理等关键角色。
  • 应该把CoE外包出去,还是在企业内部选择一个混合的解决方案?
虽然内部团队的成本可能比雇佣第三方供应商的成本低,但这种方法只适合于拥有雄厚资金和可观劳动力的大型全球组织。美国严重的IT劳动力短缺使得雇用RPA人员的招聘成本高昂。大多数公司发现,利用声誉良好的合作伙伴的资源、知识和经验以及内部员工的业务专长的混合方法可以带来最好的结果。
  • 为什么集中管理和业务流程设计对RPA的成功至关重要?
因为如果没有战略监督,孤立的RPA项目可能会发展的一团混乱:机器人针对错误的任务,重叠的解决方案,以及阻碍未来扩展的工具和技术的随机组合。挖掘那些知道如何在设计阶段优化流程和预测异常情况的业务分析专家,也是确保机器人达到预期生产力和效率的关键。
  • 为什么大多数企业都低估了内部团队的成本?
因为大多数企业在经历了培训、招聘、支持和维护所需的时间后,内部CoE可能会陷入预算超支的困境。内部CoE也需要大量的项目管道来推动投资回报率。
  • IT的作用是什么?
虽然RPA项目是业务驱动的,但IT支持对于一个可持续的项目来说也十分重要。IT带来了关于现有基础设施、测试和维护能力、数据安全监督等方面的先进技术知识。更早的加入IT,有助于技术团队直观地看到RPA在实现公司目标中发挥的作用——确保自动化的可扩展性成为IT战略的一部分。
 
找到合适的人才
  • 没有合适的人才,就不要启动试点项目
如果您的试点工作做得很好,那么它将是一个成功的示范:建立信誉,提供支持更大的商业案例的指标,并通过第一手资料了解RPA如何改善他们的工作生活来打破员工的抵触情绪。
 
但是,在没有合适的人才的情况下贸然进行,会导致您的自动化旅程永远不会成功。因为没有经验或不完整的团队很难达到您的要求。
 
成功的试点源于一个跨职能的团队,该团队可以确保解决方案被正确地建立、部署、改进和宣传。德勤指出,超过60%的企业通过RPA合作伙伴意识到他们迫切需要自己不具备的技能来推动其自动化计划。
 
创建有效的保障机制
  • 用独立的支持团队确保长期价值
机器人从来都不是一项 "一成不变"的投资,不可避免地需要进行一些调整以适应新的过程异常。然而,大多数公司并没有创建一个独立的支持结构,反而错误地认为开发人员可以维护机器人。事实上,持续的维护和支持需要一套不同于设计和实施的技能。
 
机器人如果长期处于故障状态,必然会降低投资回报率和损害组织的认同感。一个强有力的支持结构可以保证机器人的持续运行,所以这也是延长自动化价值的关键。
 
许多企业发现,利用RPA供应商是提供支持的最佳方式。因为这既可以保障他们的投资,优化投资回报率,还不用携带一个昂贵的内部团队,更不需要一致的工作流程。
 
管理项目的范围
  • 控制范围的变化
管理项目的范围可以去平衡投资和回报。例如,将应付账款(AP)流程自动化,包括占您发票70%的80个供应商,可以带来正确的投资回报率。扩大项目范围以实现每个供应商的流程自动化,但是对于那些每年只发一张发票的供应商来说就不存在财务上的意义。
 
然而,以时间为基础支付的RPA供应商可以通过不断扩大项目来激励他们拉长时间线。相比之下,选择一个具有透明的风险分担模式的RPA合作伙伴,会更有助于公司通过预先确定价格标签来控制成本。
 
这些供应商能够确保公司从其自动化中获得最大的价值,并推动利益相关者的支持。这样也能驱动供应商高质量按时交付,否则就会损失利润。
 
RPA实施最佳实践是成功扩展RPA的秘密,但实现超自动化却是说起来容易做起来难。德勤报告称,只有3%的企业在开始的过程中成功实现了一定的规模。但是只要您遵循这5个RPA实施的最佳实践,您就能在成功的道路上站稳脚跟,并在您的企业中最大程度的发挥好超自动化。