标准化,企业财务共享中心的灵魂内核(上)——建设路径避雷指南

发布时间:

2023-07-14

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当企业欢欣雀跃迎来财务共享中心(简称“共享中心”,下同)上线时,才发现:原来上线不是终点,而是新的起点。业务迁移后,矛盾和问题随之井喷式爆发:

  • 领导认为效率改进不明显,难及预期;
  • 智能审核、RPA、高度人机协同等自动化效果不明显,似乎都成了纸上谈兵、隔空望月;
  • 共享中心好像有加不完的班,员工干了很多,但是领导不满意、业务单位不理解;
  • 业务财务和共享财务相互抱怨;
  • ...

问题到底出在哪里?通过对比、总结众多企业共享中心建设的一般规律与核心矛盾,作者认为主要症结在于:标准化。共享中心建设是组织、人员、流程、标准、系统的综合性变革,其中“标准”再造是核心要素。通过专业化整合,共享中心需完成各类标准的统一与重构,而这项工作的框架体系之大、工作内容之繁琐、业-财衔接之紧密、部门协调之跨度都造成了建设过程的复杂与漫长。标准化的广度、深度、精度则直接影响共享中心的业务承接能力、系统建设水平和效率提升程度。

为更好地帮助企业了解共享中心标准化建设方法和路径,本文作者基于多年共享咨询经验以及用友大量领先实践,整理出共享中心标准化建设的一般方法和重要关注点,以飨读者。内容共分上下两篇,上篇侧重标准化建设体系和建设方法的避雷指南,下篇侧重案例分享(敬请关注“用友智能财务”公众号明日发布)。

 

 

标准化建设应建立全景框架体系

随着理论的发展和实践的积累,很多企业在财务共享的建设初期便意识到标准化的重要性,但是该如何考量标准化的构成要素,全景框架体系包含哪些工作内容······这些往往并不完全清晰,导致企业盲人摸象、缺乏整体认知。另外,有些企业单纯从财务视角看待标准化体系,尤为关注账务处理,但缺乏从业务发生到结果输出的端到端治理体系,导致财务与业务端割裂。

基于共享中心一般作为交易处理中心、资金结算中心、数据赋能中心的职能定位,我们认为标准化全景框架体系应包括以下三个层级。

制度层:制度层的核心要义在于定义共享中心作业的管理依据,包括内外部两方面。首先是外部会计政策及会计估计,主要是满足外部合规需求,因此共享中心需按照国家会计政策及会计估计要求,明确各项会计要素的确认、计量及披露要求,并在内部形成一致的标准,如对于固定资产的确认标准及折旧方法。其次是集团内部相关财务管理制度,主要是满足内部管理诉求,如集团内部对于各项费用的管控要求、开支范围、开支标准,是否满足国家八项规定及内部费用管控目标等。此处需要重点强调的是:由于集团内部财务管理制度范围较大,在共享中心建设过程中,需重点关注与共享中心核算职能定位相关的制度或需要在核算处理过程中予以管控的制度。

 

数据层:共享中心的核心价值在于数据的采集、加工与输出,因此需要建立端到端的数据标准并形成清晰的映射关系。数据标准包括但不限于以下几个方面:

业务类型:对企业纷繁复杂的经济事项(又称业务场景)定义标准业务类型,建立一致、清晰的语言体系。

主数据规范:财务在加工处理过程中需要采集组织、人员、客户、供应商、项目、物料等各项主数据,这类主数据往往需要在企业内部建立数据owner,财务则作为利用数据的一方反馈需求及问题。

其它表单字段:除却业务类型和主数据,企业在日常业务中还会沉淀大量的其它数据,这些数据往往以表单字段的形式承载。

预算科目:企业为规范预算管理口径,对经济事项进行预算科目的规范定义。

会计科目体系(含辅助):企业按照国家会计政策要求对会计要素进行分类核算的体系。

财务/管理报表:各类经济事项核算完成后按照一定格式和要求出具的报表规范。

操作层:操作层主要定义共享中心的操作规范,针对每一个经济事项,需要明确的、统一的支撑性附件规范、财务控制点及操作规范、账务处理规范,据此形成标准SOP作业指南,指导共享中心每一个岗位作业执行。

企业在建设过程中可对照以上维度,基于“统一+合规”的管理要求,对自身标准化基础进行诊断,明确建设差距。

 

 

 

端到端标准化应推动业-财协同共建

在端到端标准化全景框架体系中可见,标准化不仅仅是财务部或者说共享中心一个部门的工作事项,需要财务内部各团队以及财务与业务相关部门的协作配合。一般情况下,业务类型、会计科目体系(含辅助)、支撑性附件、财务控制点及操作规范、账务处理规范可由共享主导,其它部门配合;会计政策及会计估计、集团内部相关财务管理制度、预算科目、主数据规范、财务/管理报表由相关责任部门主导、共享中心予以配合。

共享中心应积极推动“一把手工程”策略,借助相关力量推动部门间协同共建,明确提出各阶段协作部门、协作要求,以确保端到端全流程治理效果。

 
 

标准化应明确分步骤建设方向与目标

端到端标准化工作内容繁琐、业-财衔接紧密、跨部门协调众多,而标准化工作又与企业业态多样性/复杂度、自身核算基础、管理成熟度、信息系统基础息息相关,因此标准化是一项不断迭代且漫长的工作。当上线任务紧迫时,还会面临完整性、精细度的长期目标与上线运行短期目标的冲突与平衡。因此企业需在共享建设全局的指引下,结合自身基础,明确分步骤建设方向及目标,做好“长期准备”与“短期速赢”的平衡。

(一)建设内容分步骤

企业需要基于建设内容的重要性水平、影响范围、是否具有统领性等进行整体规划、分步骤建设,针对共享主导的标准化工作事项,以下分步骤建设内容可作为一般逻辑关系供参考:

第一阶段:

建设内容:业务场景梳理及会计科目体系优化。

业务范围:全组织全业务

第二阶段:

建设内容:

1.进行会计科目体系(含辅助)优化,明确集团管控策略及管控程度,据此进行科目体系的统一及优化。

2.基于业务场景,建立标准业务类型、账务处理规范,满足共享上线自动生成凭证目标。

3.进行标准表单设计,明确表单字段要求。

业务范围:会计科目体系优化需基于全组织全业务,场景梳理及表单设计可按照上线业务滚动推进。

第三阶段:

建设内容:基于标准业务类型,完成支撑性附件-财务控制点及操作规范、账务处理规范的梳理。

业务范围:按照上线业务滚动推进。

(二)组织推进分步骤

第二阶段和第三阶段的建设内容,往往与组织推进批次息息相关,考虑到标准化的迭代,可与实施上线的组织范围进行匹配,基于上线组织进行样本单位选择,后续随着建设的逐步推进、样本的不断丰富,持续迭代与完善。

总之,对于共享中心标准化建设,必须在对标诊断的基础上做好从体系搭建,避免建设过程中因缺乏整体认知导致的建设目标不明确、建设内容不完整、建设路径不清晰、建设方法不得当。标准化的下篇,笔者将基于领先实践,介绍知名企业在共享中心不同建设阶段(建设期、运营期)标准化相关的实际问题及解决建议,敬请期待。

 

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用友从2007年开始护航中国企业财务共享建设,15年来已经为500余家企业成功建设了财务共享服务中心。基于大量的项目咨询及实施过程中遇到的问题与挑战,用友专家团进行了深度总结,以系列文章的方式一一进行分享,希望能够为更多正在筹备建设共享服务中心的企业答疑解惑、透视真像,提供有实际参考意义的内容干货。
接下来的系列文章中,用友专家团将会对涉及到财务共享规划期、建设期及运营期的普遍问题及解决建议,期待您的持续关注及反馈。我们也会在大家反馈的问题中选择普遍话题进行专业解答。