避免 7 个 IT 授权的错误

发布时间:

2023-08-08

分享到:


CIO 肩负着太多的责任,单靠一个人的力量是无法胜任或高效处理的。因此,了解如何将任务有效地委派给精心挑选的团队成员非常重要。

遗憾的是,许多 CIO 不愿意将重要任务分配给下属,他们认为这项工作可能会处理不当,甚至完全搞砸。然而,这种担心往往是毫无根据的,因为被指定的个人很可能已经证明了他们有能力成功处理关键的工作任务。

不过,错误还是有可能发生。如果一项重要任务被委派给了错误的人或出于错误的原因,那么一项关键任务可能会部分或完全失败。为了确保高效、无痛地完成每一项指定任务,避免以下七种常见的授权错误非常重要。

01 

将任务交给不合格或无准备的员工

最大的授权误区之一就是把工作交给缺乏成功完成工作所需技能的人。请记住,作为领导者和授权者,责任总是落在你身上。

云计算公司 Rackspace Technology 的首席技术布道师 Jeff DeVerter 说:“你要对结果负责,如果质量不合格,就会给你带来不好的影响,最坏的情况下,可能会导致停机或网络事件。”

DeVerter 说,他是学徒制的坚定支持者。学徒制将初级团队成员与资深专家组成团队,后者将确保所有分配的工作都符合标准。他补充说,这种方法还有助于建立团队精神,同时打破新员工与经验丰富的专家之间的隔阂。

02 

超越直接领导的授权

IT 领导者应避免任何将权力下放给非监管方的授权。授权并不能免除责任。

公共部门云解决方案提供商 Euna Solutions IT 副总裁 Andrew Riem 解释说:“如果领导者将权力下放给自己没有直接权力的一方,就会造成有责任却无控制的局面。这也可能被视为‘让别人来做你的工作’,不利于你作为领导者的信誉和尊重。”

Riem 指出,授权是一种技能,需要任何希望成为指导者的领导者的信心和信任,而不是简单地陷入微观管理。

03 

只下放次要任务

只分配较低层次的任务和职责表明对团队成员缺乏信心和信任。这也会阻碍员工面对现实世界的挑战,承担逐渐增大的责任。

技术研究与咨询公司 ISG 的合伙人 Ola Chowning 警告说:“这会导致员工在其他地方寻求更好的学习、成长和职业发展机会。”

Chowning 认为,IT 专业人员需要掌握的最重要技能之一就是建立关系。她指出,CIO 及其团队经常需要与不同的利益相关者合作,以做出各方都能支持的决策。

Chowning 解释说:“这通常需要影响力和谈判技巧,更需要真正的情商。这些都是我们应该培养下属的领导素质,帮助他们为担任更高级的领导职务做好准备,并从 CIO 的工作中分担出真正有影响力的工作。”

04 

授权监督关键任务

基于云的机器数据分析公司 Sumo Logic 的 CSO 兼 IT 高级副总裁 George Gerchow 建议,IT 领导者应避免授权监督关键业务任务,尤其是那些容易被滥用或渎职的任务。Gerchow 以资产订购和库存管理为例。

Gerchow 警告说,如果 IT 领导者没有直接参与资产库存和管理计划,就可能出现滥用,导致硬件浪费,甚至潜在的内部盗窃。“如果资产管理没有适当的监督,也有可能导致敏感数据暴露,因为可能会错过关键的数据擦除步骤。”

Gerchow 建议为 IT 资产的入职和离职部署一个审批系统。“兼顾 IT 和信息安全的审计和审批。”

05 

发出隐晦的指令

在分配任务时,如果不能提供清晰、简明的指示,可能会导致挫折和失败。托管解决方案提供商 TWC IT Solutions 首席技术官理 Richard Baker 表示,IT 领导者在忙于多个项目的情况下匆忙委派任务,而不明确概述预期结果或提供具体目标和截止日期,这种情况并不少见。

缺乏清晰度会导致严重后果。Baker 解释说:“不明确的指示会滋生误解,造成资源浪费。”在这种情况下,团队成员会浪费宝贵的时间去解读对他们的期望,却发现他们已经偏离了方向。他指出:“随之而来的挫败感和积极性会损害团队的凝聚力和个人士气。”此外,缺乏明确的指示也会导致错误或不合格的结果,最终影响团队的工作效率和产出质量。

在委派任务时,IT 领导者应向团队成员提供详细、明确的指示。Baker 说:“通过明确传达预期结果、具体目标、截止日期以及与任务或项目相关的其他信息,领导者可以为团队的成功做好准备。此外,建立一个开放的沟通渠道,让团队成员可以寻求澄清或提出问题,确保每个人都站在同一条起跑线上,了解自己的职责。”

明确的指示为员工提供了一个坚实的框架,他们可以在此框架内开展工作并做出明智的决定。Baker 解释说:“这有助于他们理解期望,相应地调整工作,更高效地实现预期成果。当团队成员全面了解对他们的要求时,发生误解或错误的可能性就会大大降低。此外,明确的指示还能营造积极支持的工作环境,提高团队成员的士气和积极性,最终促成更多的合作和成功。”

Baker 补充道,通过设定明确的期望、保持开放的沟通渠道以及增强团队成员的能力,IT 领导者可以有效地委派任务和项目,同时营造一个协作和蓬勃发展的工作环境。

06 

部分任务授权

一个主要的授权错误就是在授权任务的同时继续进行微观管理,没有给予团队成员充分执行工作所需的权力和自主权。

软件开发商 Snow Software 公司的首席架构师 Jesse Stockall 表示,一旦任务下放,越俎代庖绝不是一个好主意。他指出:“当领导者仍在大量参与某项任务时,就失去了授权的意义。接受任务的人仍将承担大部分工作,但在重重监督下,他们将无法获得发展和成长的机会。”

自信的领导者会提供必要的警戒线和检查点,以避免可能出现的灾难性失败,同时也会为处理任务的个人提供一定程度的自主权。斯托克尔说,护栏的宽度可以根据个人的经验和成功记录进行调整。

Stockall 解释说,目标应该是增强团队成员的能力,让他们对自己的工作拥有自主权,并承担责任,无论结果如何。他认为:“这反过来又让领导层能够专注于其他活动。”

07 

拒绝授权

也许最大的授权错误就是从不授权。数字营销机构 Twibi 的创始人 Brenton Thomas 警告说:“这会导致工作倦怠、效率低下和错失良机。”此外,当 IT 领导者坚决拒绝授权时,他们可能没有时间关注更重要的任务,从而导致效率持续低下。他进一步补充说:“他们还会错失培养团队成员技能和能力的机会。”

解决办法是明智而有效地委派任务。Thomas 说:“这意味着给团队成员正确的任务,为他们提供必要的资源,并设定明确的期望。这还意味着要愿意放弃控制,相信团队成员能够胜任工作。”

 

来源网络 如侵联删