如何编写一份高质量的数字化立项报告

发布时间:

2023-08-21

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企业数字化转型其过程充满着各种艰辛、困惑,一不留神还有可能“背锅”,信息部门不但随时要面临被质疑、被选择性忽略,同时还要做好因部分领导盲目自大、缺乏规划、组织管理、运营能力所带来的各种苦果的准备。
俗话说万事开头难,企业数字化建设首要面对的就是立项难,难于上青天!我想大部分企业的CIO都遭遇过此场景,在这一过程中信息部门要面对来自企业各个层面的:质疑与推脱,尤其最头痛就是相关领导层对于数字化缺乏正确的理解与认知,所以一份高质量的立项报告在此时显得十分重要。
那么立项报告该如何写?内容过于简单不会引起领导的重视,被无视,写的过于复杂技术化领导又看不懂,被PASS,今天老杨将立项报告的编写思路总结如下:
目录内容
 
内容包括如下:
1.项目建设背景;
2.项目建设目标;
3.项目建设内容;
4.预计建设效果;
5.项目建设方案;
6.项目建设周期;
7.项目建设成本;
 
内容编写要点
 
 
第一、项目建设背景:
主要内容包括,
1.描述国内市场形式及行业数字化发展情况,突出数字化建设在行业应用中的重要性;
2.突出公司业务发展与数字化的关系及重要性;
3.当前业务的数字化应用情况,如有旧系统在应用,就要重点描述旧系统在功能上、技术上、数据管理上种种问题,对管理上带来的各种不便;
4.提出对当前数字化系统应用及管理弊端的解决思路;例如针对流程管理混乱该如何解决等;
第二、项目建设目标:
针对建设背景中提及的问题及解决思路描述详细的措施,也就是说具体的解决方案,用何种功能、何种技术来解决何种问题、达到何种的效果。描述一定要简洁、有针对性;
例如:通过建设HR系统,建立起全集团的人力资源信息数据库,按照单位的组织层级,授予相应的权限,对人员的基本信息进行全方位、深层次、多角度的查询与分析,相关领导能够对整个集团的人力资源状况和人力资本的分配、使用情况更加准确的掌控,从而挖掘本企业人力资源潜力,进一步从整体上进行组织机构与人员配置的优化,将合适的人安排到适合的岗位上。
第三、建设内容:
该部分主要详细描述针对每一个问题点、功能点的建设内容或改进措施,例如,针对人力资源部门的需求,要建设的内容包括:员工的人事、合同、薪酬等管理,在这里需要描述每个模块的详细功能,解决了业务部门的哪些痛点,描述一定要有针对性;例如,数据穿透功能增强表单关键字段数据关联、穿透能力,提升系统数据综合分析能力;主数据组织用户同步功能通过HR系统与OA系统组织用户接口实现组织用户、权限同步,解决系统数据重复录入、后台重复授权的问题;
第四、预计建设效果:
此部分是对需要建设的相关功能进行应用后的效果预估及展现,比如,实现了移动审批后可解决领导及员工随时随地审批的问题,提高了工作效率。除了文字的描述部分最好加入相关系统功能图片,这样效果更加直观,记住图片永远比文字描述效果更好;
第五、项目建设方案:
此部分一定要提供多个厂家的多种建设方案供领导参考与选择,提供各个厂家方案的优劣对比表,从功能、技术、成本、能力等多个方面进行详细描述,同时记得要提出自己的推荐方案并描述推荐理由。
第六、项目建设周期:
顾名思义,该部分描述进行该数字化项目建设所预计的建设周期,如项目建设内容多、涉及部门多、建议分步走,不要贪大求全搞一次性实施,成功概率不会很高。该部分一定要详细的描述每个阶段的建设时间、建设内容,让领导对项目的建设进度一目了然。
第七、项目建设成本:
顾名思义很好理解了,就是进行该项目建设所需的成本,既要有总项目成本,又要有分步实施的每一个阶段的成本。
至此,一份数字化项目建设的立项报告就完成了,那么影响报告顺利审批的因素有哪些?老杨认为有如下:
1. 就报告的相关建设内容是否与相关业务部门提前达成一致,勿模棱两可,或替业务部门做决定,勿有想当然的思维;
2. 是否与相关决策领导提前沟通、汇报并达成建设的共识;
3. 涉及多部门协同的相关功能,是否与相关部门达成一致;很多情况下主业务部门会认为只要自己提出相关功能需求相关配合部门一定会支持,从而忽视其他部门的意见,这极有可能导致严重的后果,相关部门极有可能以不知情为由拒绝发表意见或签字。
4. 在报告中提供的可选方案最好不要低于三家供应商,货比三家的道理谁都懂得;
5. 提炼业务痛点,勿将痒点做痛点,业务痛点及解决方案一定要详细描述;
6. 勿过于技术化,勿太多的技术名词,领导看不懂为何会审批?
立项报告是企业数字化转型建设过程中一个重要的、关键的环节,报告写得好思路清晰、条理清楚、精炼易懂领导审批通过快,否则数字化建设还没开始就被无情PASS,因此立项报告不仅是对企业CIO技术能力的考验又是对其沟通能力、文字功底能力的重大考验,不难看出CIO若想做出成绩,综合实力是非常重要的。