财务共享中心进行数据服务应该从哪里入手?

发布时间:

2023-09-15

分享到:


自1999年财务共享中心在中国开始出现,中国企业就一直在探索中国式的财务共享中心。近年来财务共享中心被不断赋予新的使命:业财融合中心、会计处理中心、资金支付中心、风险预警中心、人才培养中心、政策研究中心等。随着企业数字化转型的深入开展,如何提供更好的数据服务帮助企业财务经营决策、风险控制成为财务共享中心建设的热门话题。

虽然最终用户和软件厂商都已意识到财务共享中心在业务处理过程中会沉淀大量业财数据,但在财务共享中心建设和以财务共享中心为桥梁进行业财融合建设的过程中,数据运用都是顺其自然。能生成什么颗粒度、多少维度的业财数据?能提供给谁用、怎么用?这些完全靠“缘分”,或是后期再建设个数据中台进行数据加工处理后对外输出。

如果没有规划好财务共享中心的数据服务,那么产生的业财数据颗粒度与内部报表、对外披露、全面预算、管理报告、生产经营活动分析将无法有效匹配。在财务共享项目建设中,关键用户和实施厂商主要关注共享中心组织、人员、流程等事项;在业务穿行中主要考虑销售到收款、采购到付款、生产到成本、差旅与费用等流程,对财务共享中心提供数据服务的方式和内容缺乏有效考量,于是导致了财务共享中心沉淀的业财数据“不好用”甚至“不能用”的结果,只能通过运营阶段增加、修改共享中心业务单据的字段或者通过数据中台对业财数据进行二次加工从而满足使用要求。

笔者结合众多企业生产经营分析、风险管控、管理会计报告等诸多诉求,基于对业财数据的思考,对财务共享中心应如何提供、提供哪些数据服务进行阐述,以便帮助即将或正在建设的财务共享中心。

 

01 财务共享中心数据服务 三个常见误区

  • 误区一:不知如何利用共享数据进行核算提效

笔者接触的很多企业,在进行财务共享中心建设时,没有意识到财务共享可以通过接入的订单、出入库等信息帮助企业进行多口径的复杂核算;也没能通过财务共享的数据服务更好、更快地帮助企业出具合并报表及报告等……错过了借助财务共享实现更多的从财务核算到管理会计的深度应用。

财务共享平台作为工具打通业财单据,实现业、财、税、资、预算的实时通畅连接,在此过程中沉淀业财数据,形成业财数据库。不少高效运营的财务共享中心通过业财库数据服务可以便捷地进行核算提效相关应用:

多维核算

可以通过数据的分发,对大批量销售订单业务或者物资出库业务,按照财务口径进行业务类型、用途等方式,进行区分、合并同类项,然后自动生成汇总凭证等多维核算类业务,通过一套核算的同源数据形成产权、管理的多口径管财分流核算。

报表出具

集团企业在进行会计报表合并业务中,可以实现单据级的内部交易合并抵消匹配等财务报表类业务;按照对外、对上、对内出具企业报表和报告等财务分析类业务。

审单辅助

在业财融合模式下,应收、应付等相应的业务单据由相关人发起,经领导审批后,由财务人员在财务共享中心进行财务审核。在此过程中,财务人员借助财务共享中心接入的业务信息形成的合同累积信息、业务台账、业务单据进行共享单据经济事项财务口径的合规检查,满足了财务端业务处理要求。

  • 误区二:不知如何利用共享数据进行风险防控

通过财务共享进行事前、事中控制,是各个企业建设财务共享中心的共识。但大多数企业还仅仅是通过预算、标准等传统方式进行控制,尚未考虑与风险管理体系结合应用。

通常情况下风险管理体系包含:风险识别、评估、分析、控制、监控等过程。聚焦于财务共享中心,能够为风险管理提供及时、可用的数据服务,同时能够将预算、指标安全阈值、经营事项合规规则等预警内容嵌入流程。

指标提供

根据国资委“一利五率”指标及高质量发展指标体系,笔者将企业经营管理范畴大致分为盈利回报、资产运营、流动风险、持续发展四个维度进行评价,分别延展出净资产收益率、应收账款周转率、资产负债率、全员劳动生产率等一系列具体指标。财务共享中心在此过程中为风险管理体系提供完成闭环的每一笔业务数据,汇聚成收、支、利、产、供、销等绝对指标,经过比率组合形成相对指标。

阈值预警

风险管理体系可以将指标设定安全范围推送给财务共享,用于经济业务过程中的安全阀控制。例如:企业一般情况下资产负债率在65%以下比较安全,在资产性投资业务中进行投资款付款申请,财务共享中心可用设置资产负债率不大于65%的预警规则,在智能审单过程中调用数据服务进行历史数据+本次申请数据,进行动态计算判断该笔申请是否超预警,给予审单人员预警提示。

预算红线

同时财务共享中心可以接收全面预算、资金计划等控制系统的相关数据在业务单据发起、流转过程中进行实时红线控制,并将最终闭环数据传递给全面预算、资金系统提供实际发生数的服务。

图:以业务为起点,从业务到财务,同步执行财务经营风险控制

  • 误区三:不知如何利用共享数据进行决策支持

不少企业在建设财务共享中心后,只是通过手机端、PC端、大屏端进行BI展示,就认为是财务共享中心为决策支持提供了数据服务。但是往往各级管理者并不买账,认为虽然展示界面做得很炫,但华而不实。

企业若想体系性地做好决策支持,把数据服务做实,建议在三个阶段发力:

事前算赢

财务共享中心推送实际发生数给全面预算系统,可以围绕战略合理配置资源,强化战略落地,帮助企业构建“目标-计划-预算-控制-评价”管理闭环,做到事前算赢。

事内知情

财务共享中心作为桥梁,消除了企业各系统间的信息壁垒,依托沉淀的业财大数据进行多维分析和评价,对产品、研发、投资等业务等从全周期视角进行过程管控,做到事内知情。

事后真赢

财务共享中心形成的数据,通过增加工作量、定额、产量、进度等业务量信息,形成生产经营大数据,经过加工建模,从目标、效率、回报等方面评估业务健康度,财务部门可以协同业务部门开展管理改善;将财务管理揭示的业务风险信息推送到业务层面,协助业务及时防范经营风险;引入随机森林算法和态势感知模型,让各级管理者可以随时随地进行业务洞察,做到事后真赢。

 

02 财务共享中心如何提供有效的数据服务

不少企业在进行财务共享中心建设时,没有考虑清楚财务共享中心可以提供哪些有效的数据服务。于是在建设完成时发现,财务共享中心沉淀的数据跟预算口径无法对照、输出数据的颗粒度达不到业务分析要求等情况,往往造成大量返工修补。

一般情况下,财务共享中心建设之初,需要以终为始,基本确立财务共享中心作为数据服务源提供的数据服务方向后,尽力考虑周全,再在各个流程场景进行设计。主要在三个方面开展:

1、设计业务逻辑

在财务共享业务穿行阶段,实施厂商基本从销售到回款、采购到付款、存货到成本、差旅到费用等标准业务场景进行穿行调研,很少关注企业内部产业链大流程的穿行和跨会计主体的经济业务分析展现。

因此在财务共享业务单据设计过程中,需要增加、增强产业链和内部交易等专项业务的企业级大流程穿行,并且需要协同企业内部上下游单位同场参与访谈。力求在共享运营阶段,财务审核人员不但能进行单据的业务追溯,还可以保障业务单据的跨组织协同,并可以在业务完成闭环后高效支撑核算提效。

2、承接业务数据

财务共享中心在建设阶段,必须考虑业务单据的风险控制和预算卡控。在初始建设阶段,很多企业从资金计划、费用预算入手,后续逐步扩展到产供销等业务预算控制。但是在共享业务单据设计之初,企业往往会忽略后续的管控诉求。例如:某大型企业完成了财务共享建设,但在进行全面预算建设时,向财务共享推送的资金预算、费用预算不论是组织口径、业务颗粒度等都差距很大,最终只能通过大范围修改共享报账单据、适当放大预算颗粒度等措施,使得各细分板块相互妥协。

因此在进行财务共享建设之初,业务单据设计需要适当具有前瞻性地考虑承接预算、资金、业务的控制要求,主要从组织口径(法人组织、产权组织、预算组织、业务组织的映射对照)、事项口径(经济事项在共享、预算、业务系统中的一致性,跨组织的同一经济事项的关联映射)、业务颗粒度(共享单据中适度预留辅助科目、经济类型等通用字段,适当拆分经济领域、业务类型等具有组合信息的业务字段)等方面设计业务穿行问卷,组织调研,做好财务共享中心承接预算、生产、经营、资金等相关系统业财数据的高阶设计和详细设计。

3、输出业财数据

在财务共享中心建设阶段,虽然也做数据服务相关的业务穿行,但力度、范围不够,需要从传统的财务分析扩大范围到生产经营相关的业务分析穿行,这是很多软件厂商不愿意做的,也是财务共享系统咨询顾问普遍的弱项所在,但正是企业领导者最关注的财务共享建设内容之一。

在进行财务共享中心建设时,即便是把业财数据中心放在项目二期建设,也需要建设厂商和关键用户在第一期的高阶设计乃至详细设计中涵盖业财数据中心的规划,了解各级管理者关注的生产经营数据指标、分析重点并基于当前系统能提供的数据颗粒度现状与之达成一致;在管理成本允许的情况下,尽量在财务共享中心单据设计中细化表头、表体的字段,多预留备用字段,参照预算、成本管理、指标体系、分析体系、企业经营活动分析、管理报告等相关业财类系统或数据分析类系统颗粒度;至少按照主题或者更细颗粒度的业务事项规划业财数据库结构。如果企业当前或者未来建设数据中台,需要明确业财数据中心的定位,一般情况下业财数据中心是数据中台的重要数据来源之一,或者业财数据中心直接通过数据中台承载数据。

 

03 财务共享中心提供有效的数据服务的新方法

上述方法需要在项目实施顾问具有丰富的数据类业务经验、企业具备完整的数字化规划或者事先启动数据中台建设等一定的先决条件下,才能让财务共享中心顺畅地提供数据服务。

但是大多数情况下,企业在财务共享中心设计阶段还没有规划业财数据服务内容,或者数据服务诉求不清晰。因此很难在财务共享中心建设之初考虑清楚场景、流程、表单、字段的设计。

是否有理论、方法、工具帮助企业在财务共享中心建设阶段搭建好数据服务的基本框架,尽可能的对业财数据进行实时、精细、多维、智能的积累和管理,并且后期可以灵活调整?

答案是:有的。

基于“事项法”的事项会计中台解决了从业务发生,到实时监控、偏差分析的数据加工展现全过程,实现了实时“洞察业务、优化业务”的管理目标。

企业在进行财务共享中心建设时,可以引入事项会计中台,构架于前端业务、中端财务共享、后端运营管理之下,作为业财桥梁和生产财务经营管理的数据底座。具有初始建设架构成型,无需后续改造;具有实时、精细、多维属性的财经数据资产自共享中心建成起就可积累;数据维度可扩充,灵活支撑业务分析;一经济笔业务,实现业财管核算同源分流使用;实现从财务到业务全链追溯经济事项等特点。

图:事项会计中台三层架构模型

 

04 财务共享中心贯穿投建营的数据服务案例

某大型投资建设集团,资产总额超过1200亿,主营开展基础设施的投资建设及后期运营。该企业在2021年底进行财务共享中心建设时,定位通过财务共享带动业财融合,实现“流程”、“数据”双驱动,构建数字企业、数智运营的大系统。

图:具备完整产业链的投资建设企业

为防止因考虑不周带来的后期问题(如,对共享表单大幅度调整、改变),该企业进行了通盘考量,规划了财务共享需要对接的业务系统、需要实现的核算提效内容、业务控制重点、对经营考核的支撑。

并且经过论证,该企业引入了事项会计中台,搭建在业务系统和财务共享之间,使用事项会计中台的业务事项全量承载ERP等业务信息,通过事项转换规则将业务事项转换为不同核算目的的会计事务,在全流程、全视角上对投资项目进行把控。同时若财务或者业务发生变化,确保事项会计中台在不进行大规模改动前端业务系统以及流程的前提下,基于规则配置、转换灵活适应业务多样性的敏态。

财务会计视角:通过事项会计中台,拉通项目管理核心ERP系统、合同系统与财务核算模块,自动化的计算合同收入与负债,支撑基础财务核算业务;

阿米巴核算视角:基于精细化管理目的,通过事项会计中台将相关项目信息收集,包括项目周期、阶段、投资金额等,对项目进行独立核算;

经营管理视角:该企业实现从投资测算、规划建设、金融服务、建设承包、供应采购、税务服务、商旅服务、项目运营、信息科技的融合,形成融投建管营一体化的项目全生命周期管理。

图:基于事项会计的财务共享应用成效

财务共享中心的数据服务,不能只作为一个噱头来给企业领导和关键用户画饼;也不能把宝押在软件厂商的咨询、实施顾问身上,需要企业切实做好数字化整体规划,并且需要方法论和有效工具为财务共享中心的数据服务保驾护航!